Ecco come Keycafe risolve il problema dei Lock Box per Case vacanze e Property Managers

Un lock box è uno strumento molto utile per case vacanze e property managers che lavorano su portali come Airbnb, Booking.com e Homeaway. Agenti e property managers hanno utilizzato i lock box per più di 60 anni e ancora oggi sono strumenti molto popolari per una gestione tradizionale delle chiavi. Al giorno d’oggi, nei moderni contesti metropolitani altamente popolati, ci sono molti inconvenienti che rendono i lock box non adeguati come un tempo. Fortunatamente, troviamo sul mercato soluzioni migliori per gestire chiavi ed appartamenti.

Keycafe presenta una soluzione all’avanguardia per il key exchange (letteralmente “scambio chiavi”) che permette di gestire tutte le operazioni con lo smartphone. Tu potrai anche non vedere più materialmente le tue chiave, ma sapere esattamente chi li ha prese e quando vengono restituite. Keycafe ha incoraggiato il passaggio di molte aziende di property management di grandi dimensioni e piccoli proprietari dall’utilizzo dei lockbox tradizionali ad una soluzione più sicura e completa per gestire e “scambiare” le chiavi.

Problemi e rischi dei lockbox

1. Collocazione

Trovare un posto sicuro negli spazi esterni nei moderni contesti metropolitani è come minimo una scommessa! Se si colloca vicino all’immobile c’è pericolo di furto e effrazione. E poi, ci sono spesso decine di lockers e si corre il rischio che si decida di eliminarli di punto in bianco.

2. Condizioni atmosferiche

I lockbox sistemati all’esterno non sono protetti dagli eventi atmosferici e molti modelli non resistono nemmeno all’acqua e al gelo d’inverno, mentre finiscono per arrugginirsi d’estate. Avere un ospite che fatica ad aprire un lockbox, al freddo e nel cuore della notte non è certo una bella esperienza per la reputazione di un’azienda di property management o per una casa vacanze.

3. Aggiornare i codici

Può essere impegnativo per chi ha dei lock box cambiare i codici, perchè bisogna farlo manualmente e sul posto dove il lock box è stato collocato, cosa che può essere evitata con una gestione in remoto. Senza dimenticare, che questi cambiamenti possono causare delle confusioni nella comunicazione e se, ancor peggio, si evita di cambiare il codice, questo diventa noto ad ospiti, addetti alla manutenzione ed alla pulizia, centinaia di persone con un conseguente mancanza di sicurezza dello stesso.

4. Trasparenza

Con un lockbox non hai idea quando qualcuno ha preso le chiavi, se sono state nuovamente depositate, se l’ospite è andato via etc.

Da Honolulu nelle Hawaii a Livonia nel Michigan, molte città hanno vietato o limitato l’uso dei lockbox per i vari inconvenienti che presentano. Alcune città come Montreal in Quebec hanno disposto di tagliare i lock box attaccati agli immobili pubblici.

5. Costi

Dover costantemente sostituire lockbox rubati, danneggiati o eliminati rappresenta un costo ingente cui si aggiunge il tempo ed il costo del personale e quello delle chiavi da sostituire.

In che modo Keycafe risolve i problemi dei lockbox 

1. Collocazione

E’ possibile utilizzare il nostro network pubblico di Keycafe point che permette di tenere le chiavi in prossimità degli appartamenti in città, o comprare un box privato da installare in un edificio, ad esempio nell’androne o nel cortile o in un’altra area destinata ai servizi. Keycafe è stato ben accolto da molte associazioni di proprietari e host di case vacanze del Nord America come una valida alternativa rispetto ad avere decine di lock box attaccati ad una ringhiera nello spazio esterno degli immobili.

2.  Condizioni atmosferiche

Il network pubblico di box sono installati in locali ben illuminati della zona come ad esempio i supermercati 7-Eleven’s che sono aperti 24 ore su 24 ed offrono un ambiente pulito e sicuro per gli ospiti ed agli addetti alle pulizie che prendono le chiavi. Per le installazioni private, è possibile collocare i box all’interno degli edifici, nell’androne o in altri spazi destinati ai servizi, per permettere di accedervi 24 ore su 24.

3. Codici

Keycafe permette di gestire le chiavi in tempo reale e fino all’ultimo momento puoi apportare modifiche ai check-in programmati e programmarne di nuovi, anche all’ultimo momento, in caso di arrivi all’ultimo momento o dare la possibilità ad un addetto alle pulizie di entrare nell’appartamento last-minute se ad esempio l’ospite va via prima del previsto.

4. Trasparenza

Keycafe permette di essere informato quando l’ospite ritira le chiavi o le deposita. Una volta avuta notifica che un ospite va via presto, si può far entrare gli addetti alla pulizia in anticipo semplificandosi la giornata.

5. Costi

Keycafe offre una tariffa pay-as-you-go, che risponde alle esigenze della stagionalità che si accompagna a sensibili sconti quantità che si applicano automaticamente al tuo account, man mano che l’utilizzo viene incrementato. L’acquisto di box privati prevede il pagamento di un contributo fisso per licenza software con un risparmio di costi nel lungo termine. I costi sono inferiori a quello di mantenere il tuo lock box.

Automatizzazione della gestione delle chiavi per il business – Enterprise

Gestire le tue proprietà utilizzando lockbox tradizionali non è più l’unica opzione ed anzi è diventata quella più costosa e meno sicura.  

Keycafe ha risolto la maggior parte dei problemi che la gestione degli appartamenti con i lockbox tradizionali presenta, offrendo un servizio sicuro, affidabile e disponibile online. Utilizzare il servizio Keycafe permette di risparmiare sul costo del personale, aumentando l’affidabilità del servizio e migliorando l’esperienza del cliente, che è di gran lunga più soddisfatto e lascia recensioni più positive.

Con un network pubblico di Keycafe point in 45 città in tutto il mondo, property managers e aziende che lavorano nel settore degli affitti brevi, possono semplificare la gestione utilizzando il servizio Keycafe. E’ possibile ritirare le chiavi ricevendo un invito via email o sms e vedere la completa cronologia delle operazioni di ritiro e deposito chiavi.

L’app Keycafe offre indicazioni stradali per arrivare ai Keycafe point. I property managers non devono più preoccuparsi se le chiavi sono ben custodite, e di cambiare la combinazione, etc. poichè ad ogni ospite viene inviato direttamente un codice unico per l’operazione (ritiro o deposito chiavi) che devono compiere. I nostri Keycafe point sono collocati in esercizi pubblici che offrono un ambiente pulito e sicuro a chi deve ritirare le chiavi.

Il Network dei box Keycafe privati

Le agenzie immobiliari e di Property management possono acquistare un box privato ad uso esclusivo. I box si installano facilmente su ogni tipo di superficie e i comandi API Keycafe permette alle aziende di integrare le operazioni automatizzate di ritiro e deposito chiavi, le informazioni sull’ospite ed il suo ingresso nell’appartamento con i sistemi informativi e le altre app utilizzate. Oltre a queste funzionalità, Keycafe ha anche reso disponibile la verifica foto e documento di identità  e il controllo della foto in tempo reale, permettendo ai proprietari di avere conferma dell’identità di un ospite, vedendo il passaporto e la carta di identità. Con Keycafe, nessuna preoccupazione su sicurezza e comodità, nessun intoppo e possibilità di gestire tutte le operazioni di  key exchange da remoto.